招待制イベント受付の用語集 — RSVP・入場QR・チェックインの意味と使い分け

招待制イベントの受付で使う言葉を、招待の準備 → 出欠の回収 → 当日の受付 → 記録の順に定義します。RSVP は「招待への出欠回答」、入場QR は「出席者ごとに発行する当日の通行証」、チェックインは「来場した事実を記録する行為」です。この3つを分けて考えると、どの工程で何が足りないかが見えます。

この記事は S/PASS GUIDE の柱記事のひとつです。受付方法どうしの違いは 受付方法の比較、当日の手順は 当日受付フロー にまとめています。

1. 招待の準備で使う言葉

招待制イベント

主催者がゲストを指名して招く形式のイベント。新作発表会、プレスデー、ポップアップのレセプション、周年パーティーなどが該当します。誰でも申し込める一般公開イベント（チケット販売・先着申込）とは、「来る人を主催者が先に決めている」点が違います。受付の設計もここで分かれます。

ゲストリスト

招待するゲストの一覧。氏名、所属、メールアドレスに加え、招待の区分（プレス、VIP、取引先、インフルエンサーなど）を持たせるのが一般的です。受付当日の名簿の元になるので、ここが正確でないと後工程のすべてがずれます。

招待状・招待メール

ゲストへ送る案内。紙の招待状、Web招待状（URL）、招待メールの3形式があります。招待制イベントでは、招待状そのものが「来場資格の証明」を兼ねることが多く、ここに出欠回答の手段（RSVP）と当日の通行証（入場QR）をどう結び付けるかが設計の要点です。

一括登録（CSV / Excel 取り込み）

ゲストリストを表計算ファイルから受付システムへ取り込むこと。手入力の転記ミスを防ぐために使います。列名の対応（氏名・メール・所属）と、重複アドレスの扱いを先に決めておくと取り込みが一度で済みます。

2. 出欠の回収で使う言葉

RSVP（アールエスブイピー）

フランス語 Répondez s'il vous plaît（お返事ください）の略で、招待に対する出欠の回答のこと。Web やメールの文脈では「出欠回答の仕組み」そのものを指すことも多く、「RSVP フォーム」「RSVP 率」のように使います。招待制イベントでは、RSVP の結果がそのまま当日の名簿になります。

出欠ステータス

ゲスト1人ごとの状態。多くの受付システムでは次の4段階で管理します。

RSVP 回収率（回答率）

招待した人数のうち、出欠を回答した人数の割合。回収率が低いまま当日を迎えると、最終人数が読めず、ケータリングや座席、受付の人員配置が決められません。回収率を上げる考え方は、スタッツの INSIGHT の記事 RSVPの回収率を上げる招待状設計 に整理されています。

リマインド

未回答のゲストへ、回答を促す再送メールのこと。回答済みの人には送らないのが原則です。前日リマインドは別物で、出席回答済みのゲストへ、会場・時間・入場QRを再度届けるために送ります。

ノーショー

出席と回答したのに当日来場しなかったゲスト。ノーショー率は業種や会の性質で大きく変わるため、過去の自社イベントの実測値を持っておくと、ケータリングの発注量を決めやすくなります。

3. 当日の受付で使う言葉

入場QR（QRチケット・QR招待状）

出席者ごとに発行する、当日の通行証になる QR コード。1人に1つ固有のコードを割り当てるのが原則で、これにより「誰が来たか」を名前の照合なしに記録できます。メールで届ける方式と、紙に印刷して渡す方式があります。

チェックイン（受付・入場処理）

ゲストが来場した事実を記録すること。紙の名簿にチェックを入れるのも、QR をスキャンして入場済にするのも、どちらもチェックインです。QR受付は、チェックインの手段として QR コードのスキャンを使う方式を指します。

受付端末

チェックインに使う機器。QR受付では、専用のスキャナーを使う方式と、スタッフのスマートフォンやタブレットのカメラで読み取る方式があります。後者は機材の手配が不要で、端末を増やすのも容易です。

受付レーン

受付の列を分けること。「プレス／一般」「予約済／当日」「VIP」のように分けます。QR受付では1人あたりの処理が数秒で終わるため、レーン分けの目的は処理速度よりも動線と応対の違い（VIP へのアテンド、プレスへの資料渡し）になります。

開場ピーク

開場直後に来場が集中する時間帯。招待制イベントでは、開場から15〜20分に来場の3〜5割が集中することが珍しくありません。受付の設計はこのピークを前提に組みます。詳しくは INSIGHT の 招待制イベントの受付設計ガイド を参照してください。

二重利用（重複チェックイン）

同じ入場QRが2回以上スキャンされること。QR画像の転送や、同伴者が同じ画面を見せる場合に起きます。システム側で「すでに入場済み」と判定して止めるのが基本で、止めたうえで受付スタッフが本人確認をします。

誤チェックイン・取消

別人のQRを読んでしまった、同姓同名を取り違えた、などで誤って入場済にしてしまった記録を元に戻すこと。取消ができないシステムでは、来場データに誤りが残ります。

4. 記録で使う言葉

来場データ

誰が、何時に来場したかの記録。入場QRでチェックインすると、来場時刻が自動で残ります。プレスデーの広報レポート、次回の招待リストの作成、ノーショー率の算出に使います。

CSV エクスポート

来場データや出欠の結果を表計算ファイルとして書き出すこと。社内報告や、CRM・顧客リストへの反映に使います。

来場率

出席回答者のうち、実際に来場した人数の割合。ノーショー率の裏返しです。出席回答者数ではなく招待者数を分母にした「来場率」を使う会社もあるため、社内で定義を揃えておくと混乱しません。

S/PASSでの扱い

S/PASS は招待制イベント専用のQR受付システムで、この記事の工程をひとつのツールで扱います。ゲストリストは CSV / Excel から一括登録でき、招待メールのボタンひとつでゲストが出欠を回答すると、出席回答と同時に入場QRがメールで届きます。当日はスタッフのスマートフォンのカメラでスキャンし、同じQRの二重利用は「入場済みです」と表示して止めます。誤チェックインは管理画面から取消でき、出欠と来場時刻は CSV で書き出せます。未回答者へのリマインドと、出席者への前日リマインドは別の機能として分かれています。

関連: 受付方法の比較 ／ 当日受付フロー ／ S/PASS の料金

この記事は 2026-10-13 に公開しました。用語の定義は一般的な用法に基づく整理で、個別サービスの機能を保証するものではありません。