RSVPとは — 意味・返信の書き方・回収の仕組み

RSVPは、フランス語の「Répondez s'il vous plaît（お返事をお願いします）」の頭文字で、招待状に添えて「出席か欠席かを期日までに知らせてほしい」と求める決まり文句です。日本のビジネスイベントでは「出欠のご回答」とほぼ同じ意味で使われ、招待を受けた側が返す回答そのもの（出席・欠席の返事）を指すこともあります。

語源と意味

RSVPは英語圏でも略語のまま使われており、英語辞書では「招待への返事を求める表現」として載っています（Cambridge Dictionary、Oxford Learner's Dictionaries。いずれも 2026-10-14 確認）。もとは依頼の言葉ですが、現在は「RSVP（名詞）＝返事」「RSVP（動詞）＝返事をする」としても通じます。

招待状に「RSVP by October 20」と書けば「10月20日までに出欠をお知らせください」という意味になります。日本語の招待状では「RSVP」とだけ書くより、「〇月〇日までにご回答をお願いいたします」と期日つきで書くほうが伝わります。英語・日本語を併記する招待状では、英語側に「RSVP by 日付」、日本語側に「出欠のご回答は 日付 まで」と揃えるのが一般的です。

よくある誤解

• 「RSVP＝出席の返事」ではない。 欠席の返事も RSVP です。欠席を知らせてもらうことに、主催者にとって大きな意味があります（人数確定・席の調整・追加招待の判断）。
• 「RSVPしない＝欠席」ではない。 返事がない人は「未回答」であり、欠席とは区別して扱います。未回答者にはリマインドを送り、期日を過ぎた時点で主催者が扱いを決めます。
• 「Regrets only」とは別物。 「欠席の場合のみご連絡ください」という依頼で、出席者は返事をしません。人数を正確に把握したい招待制イベントには向きません。

ビジネスイベントでのRSVPの使い方

新作発表会・プレスデー・周年パーティー・内覧会など、招待制のイベントでは RSVP が運営の起点になります。RSVP で決まることは次の4つです。

1. 来場人数の見込み。 ケータリング・席数・配布物・受付スタッフの人数は、出席回答の数を基準に決めます。
2. ゲストリストの確定。 出席回答者が当日の受付名簿になります。未回答者をどう扱うか（当日来たら受け付けるのか）は事前に決めておきます。
3. 追加招待の判断。 欠席回答が多ければ、補欠リストから追加で招待します。欠席の返事が早く集まるほど、この判断が早くできます。
4. 当日の案内。 出席回答者には、会場地図・入場QR・持ち物などの案内を送ります。回答前の人にこれを送ると混乱するので、回答の有無で送り分けます。

回答期限の決め方

回答期限は「人数確定が必要な日」から逆算します。一般的には、ケータリングや会場への最終人数連絡の2〜3営業日前を回答期限にし、その前に未回答者へリマインドを1〜2回送ります。招待状の送付から回答期限までは、平日のビジネスイベントなら2〜3週間を見るのが目安です。短すぎると回答率が下がり、長すぎると忘れられます。

RSVPを回収する仕組み

招待状をどう送り、返事をどう受け取るかで、集計の手間が大きく変わります。

メール返信で回収するときの注意

メールへの返信で回収する方法は準備がいらない反面、「出席します」「伺えそうです」「調整中です」といった文章を人が読み分けて名簿に転記する作業が発生します。件名が変わって埋もれる、同じ人から2通届く、代理の人から返事が来る、といったことも起きます。数十人を超えると、未回答者の洗い出しだけで時間を取られます。

フォームで回収するときの注意

汎用のWebフォームは集計が自動になりますが、「誰が回答したか」を招待リストと照合する作業が残ります。名前の表記ゆれ（姓名の間のスペース、旧字体、ローマ字）で一致しないことがあり、未回答者へのリマインド先を出すのに手作業が要ります。また、フォームのURLが転送されると、招待していない人からも回答が入ります。

個人別リンクで回収するときの注意

招待メールにゲスト1人ずつ異なる回答URLを埋め込む方法では、回答がそのままそのゲストの行に記録されるため、照合がいりません。未回答者の一覧がいつでも出せるので、リマインドの宛先選びが一瞬で終わります。注意点は、リンクが本人以外に転送されたときに他人が回答できてしまうことです。招待メールに「このリンクはご本人専用です」と明記し、回答ページにゲスト名を表示して、別人が開いたときに気づけるようにします。

回収方法の全体像は 受付方法の比較 に、RSVP 以外の用語は 用語集 にまとめています。

返信の書き方（招待された側）

招待を受けた側の返事は、相手が集計しやすいように「結論を先に、1通で」書きます。

出席の返信文例

• 件名: Re: 【ご招待】〇〇発表会のご案内
• 宛名: 〇〇株式会社 〇〇様
• 本文: このたびはご招待いただき、誠にありがとうございます。〇月〇日の発表会に、出席いたします。当日はどうぞよろしくお願いいたします。
• 結び: 署名（会社名・部署・氏名・連絡先）

欠席の返信文例

• 件名: Re: 【ご招待】〇〇発表会のご案内
• 宛名: 〇〇株式会社 〇〇様
• 本文: このたびはご招待いただき、誠にありがとうございます。あいにく当日は所用のため、欠席させていただきます。盛会をお祈り申し上げます。
• 結び: 署名（会社名・部署・氏名・連絡先）

返信のポイント

• 出席・欠席の語をはっきり書く。 「伺えればと思います」は主催者が判断に迷います。
• 同伴者がいる場合は人数を書く。 「2名で出席いたします」と明記します。同伴の可否は招待状の記載に従います。
• 回答ページのボタンがあるならボタンで答える。 メールで返事を書き、さらにボタンも押すと、主催者側で二重に見えることがあります。どちらか一方にします。
• 期日前に返す。 調整中なら「〇日までに確定してご連絡します」と、いつ返すかを先に伝えます。

回答を依頼する側の書き方（主催者）

招待状側の RSVP 文言は、期日・方法・問い合わせ先の3点を入れます。

• 期日: 「ご出欠を〇月〇日（〇）までにお知らせください」
• 方法: 「下記ボタン（または本メールへの返信）にてご回答ください」
• 問い合わせ先: 「ご不明な点は 〇〇（担当）までご連絡ください」

リマインドは「まだご回答をいただいておりません」と事実を書き、回答方法を再掲します。「既にご回答済みの場合はご容赦ください」と添えると、回答済みの人が二重に答えるのを防げます。

S/PASSでの扱い

S/PASS では、招待メールにゲスト1人ずつ異なる出欠回答URLが自動で入り、ゲストはそのページで「出席する」「欠席する」のどちらかを押して回答します。回答ページにはイベント名・日時・会場・ゲスト名が表示され、回答すると日時が記録されます。出席を選んだゲストには入場用QRコードのメールがその場で自動送信されます。管理画面ではゲストが「未送信・招待済み（未回答）・出席・欠席・チェックイン済み」の5つに分かれて表示され、リマインドメールは未回答のゲストだけが対象になります。回答済みのゲストが同じリンクを開くと回答済みの内容が表示され、ページから回答を変えることはできないため、変更は主催者に連絡してもらう運用です。名簿は「名前・メール・所属・ステータス・回答日時・チェックイン日時」の列でCSVに書き出せます。

関連: 用語集 ／ 受付方法の比較 ／ 当日受付フロー ／ 招待制イベント受付の設計（STATS INSIGHT）

この記事は 2026-10-14 に公開しました。語源の確認には Cambridge Dictionary と Oxford Learner's Dictionaries の RSVP の項を参照しました（2026-10-14 確認）。S/PASS の機能の記述は同日時点の実装に基づきます。