イベント受付の方法を比較 — 紙・表計算・Web招待状・イベント管理ツール・S/PASS
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招待制イベントの受付方法は、招待制専用の受付システム（S/PASS）／紙のリスト／表計算＋フォーム（自作）／Web招待状サービス／汎用イベント管理ツールの5つに分けられます。違いが出るのは「招待したゲストだけに送れるか」「出欠が名簿に自動で反映されるか」「入場QRが出席回答と結び付いているか」「当日の端末に何が要るか」の4点です。100名前後までなら紙や表計算でも回りますが、開場直後にゲストが集中する会では、QR受付でないと行列が解消しません。
この記事は S/PASS GUIDE の柱記事のひとつです。用語の定義は 用語集、当日の手順は 当日受付フロー を参照してください。
7項目の比較表
| 項目 | S/PASS | 紙のリスト・Excel | 表計算＋Googleフォーム（自作） | Web招待状サービス | 汎用イベント管理ツール |
|---|---|---|---|---|---|
| 招待（指名したゲストだけに送る） | 可（CSV / Excel 一括・個別） | 手作業（メール個別） | 可（フォームURLの配布） | 可（招待状URL） | 不向き（一般公開・チケット販売が前提のものが多い） |
| 出欠回答（RSVP）の集計 | 自動集計（招待済・出席・欠席・入場済） | 手作業で転記 | 回答は集まるがリストとの突合は手作業 | 可 | 可 |
| 入場QRの発行 | 出席回答と同時に自動メール | なし | なし（別途QR生成が必要） | 可（QR付き招待状） | 可（チケットQR） |
| 当日の受付端末 | スタッフのスマホのカメラ（アプリ不要・複数端末） | 紙と目視 | スマホ＋スプレッドシート検索 | サービスのアプリまたはブラウザ | 専用アプリが多い |
| 来場状況のリアルタイム把握 | 管理画面に即時反映 | 不可 | 手入力次第 | サービスによる | 可 |
| ゲスト側の負担 | メールのボタン1つ（登録・アプリ不要） | なし | フォーム入力 | アプリ不要が多い | アカウント登録やアプリが要るものがある |
| 費用の型 | 初回1件無料、2件目からイベント単位（400名まで ¥19,800） | 人件費のみ | 無料（工数は大） | 招待人数に応じた課金が多い | 月額・年額または有料チケット手数料が多い |
S/PASS 以外の列は各カテゴリの一般的な傾向で、個別サービスの機能を保証するものではありません。各社の仕様・料金は公式サイトでご確認ください（2026年10月13日時点の公開情報に基づく整理）。
1. 紙のリスト・Excel
印刷した名簿に受付スタッフがチェックを入れる方法。準備がいちばん早く、通信も電源も要りません。弱点は照合の速度です。「お名前をいただけますか」「どちらの○○様でしょうか」のやり取りが1人あたり20〜40秒かかり、開場直後に50人が同時に来ると、最後の人は20分以上待ちます。来場時刻は残らず、集計は終了後の手作業です。
向くのは、30名以下で開場時刻がばらける会、または受付が顔見知りだけの会です。
2. 表計算＋Googleフォーム（自作）
Google フォームで出欠を集め、スプレッドシートで名簿を作る方法。費用はかからず、出欠の「回答」までは自動で集まります。問題は回答と名簿の突合と当日の照合が手作業のまま残ることです。フォームの回答は「誰を招待したか」を知らないので、未回答者の洗い出しは別作業になり、当日はスプレッドシートを検索しながら受付することになります。QR を使いたければ、別のツールで1人ずつ生成してメールに貼る必要があります。
向くのは、社内イベントや、ゲストに多少の手間（フォーム入力）をかけてよい会です。
3. Web招待状サービス
紙の招待状の置き換えとして発展したサービス群。招待状をURLで送り、出欠の回答を集め、QR付きの招待状で当日受付まで行えるものが増えています。
- RECEPTIONIST 招待レセプション（公式サイト）: 受付システム RECEPTIONIST を提供するディライテッド社が 2026年2月に提供を始めた、QR付き招待状による受付サービス。比較サイトの紹介では、初期費用と月額料金が不要で、招待人数に応じた料金になるとされています。
- WEB招待状 ヨブナラ（公式サイト）: 株式会社ココチエのWeb招待状。招待状の送付、出欠管理、チケット販売、QR受付、アンケート、招待状の英語対応までを一連の流れとして提供しています。
このカテゴリの強みは、招待状のデザイン性と、招待から受付までが1本につながっていることです。確認したいのは、当日の受付端末に何が必要か（専用アプリか、ブラウザか）、複数端末で同時に受付できるか、来場状況をリアルタイムに見られるか、そして料金が招待人数で決まる場合に「招待したが来ない人」の分も課金されるかです。
4. 汎用イベント管理ツール
集客、申込、決済、受付、アンケートまでを一気通貫で扱うプラットフォーム。一般公開イベントやカンファレンスを想定したものが多く、受付QRはその一機能です。
- Peatix（公式サイト）: 個人から企業まで幅広い主催者が使うイベント集客・チケット販売プラットフォーム。受付は主催者用アプリでチケットのQRを読み取ります。
- イベントレジスト（公式サイト）: イベントページ作成から申込・事前決済・参加者管理・チェックインまでを扱います。申込確認メールに添付されるPDFチケットのQRを、主催者用のチェックインアプリで読み取る方式で、リストから名前をタップしてチェックインする手段も用意されています。法人向けの機能はプレミアム以上のプランで提供されています。
- EventHub（公式サイト）: カンファレンス・展示会向けのプラットフォーム。参加者間のマッチング（ネットワーキング）機能が特徴で、受付QRを含むフル機能を年間契約で提供しています。
このカテゴリの強みは、集客から事後フォローまでの機能の広さです。一方で招待制イベントには合わない点が2つあります。ひとつは、ゲストに「申込」というアクションを求める設計になりやすいこと（招待制では主催者がすでに来る人を決めている）。もうひとつは、月額・年額契約や有料チケットの手数料が前提で、年に数回の招待制イベントには費用の型が合いにくいことです。
5. 招待制専用の受付システム（S/PASS）
チケット販売や一般集客の機能を持たず、「招待 → 出欠回答 → 入場QR → 当日受付 → 来場管理」だけに絞ったシステム。S/PASS はこの型です。
- ゲストリストを CSV / Excel から一括登録し、招待メールを一括送信
- ゲストはメールのボタンひとつで出欠を回答（登録・アプリ不要）。出席回答と同時に入場QRがメールで届く
- 当日はスタッフのスマートフォンのカメラでスキャン。複数端末で同時に受付でき、同じQRの二重利用は止まる
- 入場状況は管理画面に即時反映。誤チェックインは取消でき、出欠・来場時刻は CSV で書き出せる
- 費用はイベント単位。初回1件は無料、2件目から1イベント ¥19,800（税抜）。ゲストはどちらも400名まで。月額契約は不要
弱点もはっきりしています。チケット販売、決済、参加者同士のマッチング、申込フォームの自由設計はありません。それらが要る会は4のカテゴリが向きます。
選び方（番号順に確認する）
- ゲストは主催者が指名するか、誰でも申し込めるか。 指名なら 1・2・3・5 のどれか。申込制なら 4。
- 開場直後にどれだけ集中するか。 50名以上が同時に来る可能性があるなら、紙（1）と表計算（2）は外す。
- ゲストに何を求められるか。 アプリのインストールや会員登録を求めにくい会（プレス、VIP、取引先）なら、メールのボタンだけで済む方式（3の一部、5）。
- 当日の端末。 専用機材やアプリ配布をしたくないなら、スタッフのスマートフォンで受付できる方式を選ぶ。
- 費用の型。 年に数回ならイベント単位、毎月複数回なら月額。招待人数課金の場合は「来ない人の分」の扱いを確認する。
- 来場データの使い道。 広報レポートや次回の招待リストに使うなら、来場時刻が自動で残り CSV で出せることを条件にする。
S/PASSでの扱い
S/PASS は上の表の右端の列そのものです。招待制イベント以外には向かない代わりに、招待制イベントの受付に必要なものは揃えています。初回イベント1件は無料で、クレジットカードの登録も不要なので、次の1件で試してから判断できます。
関連: 用語集 ／ 当日受付フロー ／ S/PASS の料金
出典（2026-10-13 確認）: お名前.com 受付システム一覧（招待レセプション）、ヨブナラ 公式、イベントレジスト サポート「チェックインの基本」、Peatix 受付ガイド（PDF）、EventHub。記載は各社の公開情報の要約であり、最新の仕様・料金は各公式サイトをご確認ください。