用語公開 2026.10.23

イベント受付システムとは — 機能・種類・選び方

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イベント受付システムとは、招待やお申し込みを受けたゲストの名簿を管理し、当日の入場確認（チェックイン）と来場記録をデジタルで行う仕組みです。紙の名簿と目視の照合を、QRコードの読み取りや画面上の検索に置き換えます。多くは出欠回答の回収や招待メールの送信までを含み、受付の前後の作業もまとめて扱います。

主な機能	何をするか	置き換える作業
1. ゲストリスト管理	招待する人の名前・メール・所属を登録し、状態ごとに分けて表示する	Excel や紙の名簿の更新
2. 招待・案内メールの送信	名簿のゲストに招待状や案内を一斉に送る	メールの個別送信、宛名の差し込み
3. 出欠回答（RSVP）の回収	ゲストの出席・欠席の返事を名簿に自動で反映する	返信メールを読んで転記する作業
4. 入場用QRコードの発行	出席するゲストごとに異なるQRコードを発行して届ける	受付での名前の聞き取りと名簿の照合
5. 当日のチェックイン	QRの読み取りや検索で入場を記録し、二重入場を防ぐ	名簿へのチェック記入
6. 来場状況の把握と書き出し	来場数をリアルタイムに見せ、終了後に名簿を書き出す	来場者数の手集計、事後のリスト作成

「受付システム」という言葉の範囲

「受付システム」は、文脈によって指すものが変わります。オフィスの入口でタブレットから来訪者を呼び出す仕組みも「受付システム」と呼ばれますが、これは来訪者受付（訪問者管理）の分野で、イベントの受付とは別のものです。この記事で扱うのは、日時と会場が決まった1回ごとのイベントについて、来る人を事前に把握し、当日に入場を記録する仕組みです。

イベント受付システムの中でも、対象とするイベントの種類で設計が分かれます。

招待制イベント（新作発表会、プレスデー、レセプション、周年パーティー、内覧会など）: 主催者が来てほしい人を決めて招待する。ゲストに「申し込み」をしてもらう必要はなく、出欠の返事だけをもらう。
一般公開イベント（セミナー、カンファレンス、展示会、チケット制の公演など）: 誰でも申し込める。集客ページ・申込フォーム・決済が受付の前段に入る。

どちらのイベントかで、必要な機能が大きく変わります。用語の定義は用語集にまとめています。

主な機能の詳しい説明

1. ゲストリスト管理

名簿を登録し、ゲストごとの状態（招待メール未送信・回答待ち・出席・欠席・入場済み）を一覧で見られるようにします。登録は1人ずつの入力のほか、CSV や Excel のファイルからまとめて取り込む方法が一般的です。状態で絞り込めると、「まだ回答していない人」「出席と答えたがまだ来ていない人」がすぐ分かります。

2. 招待・案内メールの送信

名簿のゲストに、イベント名・日時・会場を差し込んだメールを送ります。招待状のほか、回答をもらえていない人へのリマインド、出席者への前日の案内など、送る相手を状態で選べるかどうかが実務での使い勝手を左右します。

3. 出欠回答（RSVP）の回収

招待メールに回答用のリンクやボタンを入れ、ゲストの返事を名簿へ自動で反映します。汎用のフォームと違い、「誰が回答していないか」が名簿の上でそのまま分かるのが利点です。RSVP の意味と回収方法の比較は RSVPとはで詳しく扱っています。

4. 入場用QRコードの発行

ゲスト1人ずつに異なる QRコードを発行し、メールなどで届けます。QRコードにはゲストを特定する識別子が入っていて、受付で読み取ると名簿の該当者がすぐに見つかります。名前の聞き取りや表記ゆれによる探し間違いがなくなります。

5. 当日のチェックイン

受付スタッフが QRコードを読み取って入場を記録します。読み取りに使う端末は、専用の機器、専用アプリを入れたスマートフォンやタブレット、ブラウザで動く画面などがあります。同じ QRコードが2回読まれたときに「入場済み」と表示し、二重入場や QRコードの使い回しに気づけることが重要です。

6. 来場状況の把握と書き出し

入場の記録が管理画面に反映され、来場数や未着の人を受付以外の場所（控室・本部・主催者のスマートフォン）からも確認できます。終了後は名簿を CSV などで書き出し、来場者へのお礼の連絡や広報の報告、次回の招待リストづくりに使います。

イベント受付システムの種類は3つ

市場にあるサービスは、出自と得意分野で大きく3つに分けられます。

種類	出自・前提	得意なこと	注意したい点
受付特化型	招待から入場までの受付業務に絞って作られている	招待・出欠回答・入場QR・当日受付が1本につながっている。ゲストの操作が少ない	集客ページやチケット販売、決済の機能は持たないことが多い
招待状型（Web招待状サービス）	紙の招待状を Web に置き換えるところから発展した	招待状のデザイン性。出欠管理や QR受付まで扱うものが増えている	当日の受付端末の条件、複数端末での同時受付、リアルタイムの来場把握はサービスごとに差がある
汎用管理型（イベント管理ツール）	一般公開イベントの集客・申込・決済から発展した	集客から申込・決済・アンケートまでの機能の広さ	ゲストに「申し込み」やアカウント登録を求める設計になりやすい。費用が契約期間や販売手数料で決まるものが多い

それぞれの方法をもっと細かく、紙のリストや表計算＋フォームでの自作も含めて比べた表は受付方法の比較にあります。

受付システムを使わない場合との違い

受付システムを使わずに、紙の名簿や表計算ソフトとフォームの組み合わせで受付をすることもできます。少人数で来場時刻がばらける会なら、それで足りることも多くあります。

違いが出るのは次の3つの場面です。

出欠の集計。 返信メールやフォームの回答を名簿と照らし合わせる作業が、受付システムでは不要になります。未回答者の一覧が常に最新です。
開場直後の受付。 名前を聞いて名簿から探す方式は、ゲストが一度に来ると行列ができます。QRコードの読み取りは名簿を探す工程がないため、1人あたりの受付時間が短くなります。
終了後の記録。 紙の名簿では、来場者の一覧や入場時刻を後から手で起こすことになります。受付システムでは入場の記録がそのまま残ります。

選び方 — 確認する6つの項目

自分のイベントに合う受付システムを選ぶときは、次の項目を順に確認します。

確認項目	確認する理由	判断の目安
イベントは招待制か一般公開か	申込・決済が要るかどうかで、合う種類が変わる	招待制なら受付特化型か招待状型、一般公開なら汎用管理型
ゲストに求める操作	アカウント登録やアプリのインストールを求めると回答率が下がりやすい	メールのボタンを押すだけで回答・入場できるか
名簿の取り込み方	名簿は Excel や CSV で手元にあることが多い	ファイルからまとめて取り込めるか、列の対応を選べるか
当日の受付端末	専用機器や専用アプリの準備は当日の手間になる	スタッフ手持ちのスマートフォンで読めるか、複数台で同時に受付できるか
来場状況の共有	受付以外の担当者も到着状況を知りたい	管理画面がリアルタイムに更新されるか、権限を分けて共有できるか
費用の決まり方	年に数回のイベントか、毎月のイベントかで合う料金体系が違う	月額・年額契約か、イベント1件ごとか、人数ごとか

導入前に決めておくこと

受付システムを入れても、運用のルールが決まっていないと当日に迷います。次のことは事前に決めておきます。

招待メールの送信日と、出欠の回答期限
未回答のまま当日来たゲストを受け付けるかどうか
同伴者・代理出席を認めるかどうかと、その記録方法
QRコードを出せないゲスト（スマートフォンの電池切れ、メールが見つからない）への対応
受付スタッフの人数と端末の台数、受付で困ったときの連絡先

当日の手順を時系列で並べたものは当日受付フローにまとめています。

S/PASSでの扱い

S/PASS は招待制イベントに絞った受付特化型のシステムで、集客ページやチケット販売の機能は持ちません。ゲストリストは CSV・Excel ファイルからの一括取り込みか1人ずつの登録で作り、招待メールにはゲストごとに異なる出欠回答リンクが自動で入ります。出席を選んだゲストには入場用 QRコードのメールがその場で送られ、当日は受付スタッフがログインしたスマートフォンのブラウザでカメラを使って読み取ります（アプリは不要で、複数の端末で同時に受付できます）。同じ QRコードをもう一度読むと「入場済み」と表示され、入場の記録は管理画面の受付状況にリアルタイムで反映されます。未回答者へのリマインド、出席者への前日案内を状態で選んで送れ、名簿は名前・メール・所属・ステータス・回答日時・チェックイン日時の列で CSV に書き出せます。最初の1イベントはゲスト400名まで無料で使えます。

この記事は 2026-10-16 に公開しました。受付システムの種類は各カテゴリの一般的な傾向で、個別サービスの機能を保証するものではありません。S/PASS の機能の記述は同日時点の実装に基づきます。