招待制イベントの当日受付フロー — 1週間前から閉場までの手順とトラブル対応

招待制イベントの受付は、当日の朝に始まるのではなく、1週間前のリマインドから始まります。手順は「1週間前：未回答者へリマインド → 前日：出席者へ会場と入場QRを再送 → 当日90分前：端末と役割の確認 → 30分前：テストスキャン → 開場〜20分：ピーク対応 → 閉場：来場データの書き出し」の6段階です。この順に進めると、開場直後の行列と、終了後の集計作業の両方が消えます。

この記事は S/PASS GUIDE の柱記事のひとつです。用語は 用語集、方式の違いは 受付方法の比較 を参照してください。「行列を作らない受付の設計」そのものは、スタッツの INSIGHT の 招待制イベントの受付設計ガイド に書かれているので、ここでは手順と役割に絞ります。

全体の時系列

1週間前：未回答者へリマインド

出欠の回答は、招待から3〜4日で止まります。1週間前の時点で未回答のゲストにだけ、回答を促すメールを送ります。回答済みの人に送らないのが原則です（二重に届くと「返事をしたのに」という印象になります）。

この時点の出席者数で、ケータリング、座席、受付スタッフの人数を仮確定します。目安として、受付1レーンで1分に6〜10人（QR受付の場合）、開場直後に来場の3〜5割が集中すると見込んで人数を決めます。100名の会なら、開場15分で40〜50名、つまり2レーンあれば余裕を持って捌けます。

前日：出席者へ前日リマインド、名簿を固定

出席と回答したゲストへ、会場の住所、開場時刻、入場QRをもう一度届けます。招待メールは1〜2週間前に届いているので、当日の朝にメールを探させないための再送です。

同時に名簿を固定します。前日以降に追加のゲストが出た場合は、名簿に足したうえで受付スタッフ全員に共有します。紙の名簿で運用している場合、この「前日以降の追加」が受付での混乱の最大の原因になります。システムで運用していれば、管理画面の名簿が常に最新なので共有作業はありません。

当日90分前：端末・役割・レーン

受付リーダーが次を確認します。

1. 端末: スキャンに使うスマートフォンの充電（80%以上）、モバイル回線の電波、会場Wi-Fiのパスワード。端末は想定レーン数＋1台を用意する。
2. 役割: 「スキャン担当」「アテンド担当（案内・資料渡し）」「主催者連絡担当（VIP到着の共有）」を分ける。1人が全部やると、スキャンの手が止まる。
3. レーン: プレス／一般、VIP など、応対が違う人を分ける。QR受付では処理速度は同じなので、分ける理由は応対と動線。
4. サイン: 「ご招待状のQRをご用意ください」の掲示を、列の先頭より手前に置く。QRを探す時間が受付の前に終わる。

当日30分前：テストスキャン

スタッフ全員が、自分の端末でテスト用のQRを1回スキャンします。カメラの許可、画面の明るさ、読み取りまでの秒数を体で確認するためです。管理画面を主催者が開き、テストのチェックインが即時に反映されることも見ます。

紙の名簿を1部だけ印刷しておきます。使わないのが理想ですが、回線が落ちたときの保険です。

開場〜20分：ピーク対応

開場直後の20分は、スキャン担当はスキャンだけをします。挨拶、案内、資料渡しはアテンド担当に任せます。1人あたりの処理が2〜3秒で終わる方式なら、列は伸びても動き続けるので、ゲストは「待たされた」と感じません。

主催者連絡担当は、VIP とプレスの到着を主催者へ共有します。管理画面で入場済の一覧を見られるなら、受付に聞かなくても分かります。

開場後〜閉場：入場状況の確認

ピークが過ぎたら、出席回答者のうち未入場の人数を確認します。開場から1時間で来場率が7割を切っていれば、残りはノーショーになる可能性が高いので、ケータリングの追加発注を止める判断材料になります。

閉場後：来場データの書き出し

来場時刻つきの名簿を CSV で書き出し、次の3つに使います。

• 広報レポート（プレスデー）: 誰がいつ来たか
• ノーショーの確認: 出席回答のうち来なかった人へ、後日のフォロー
• 次回の招待リスト: 今回の来場者を起点にリストを更新

現場で起きる6つのトラブルと対応

1. ゲストがQRを出せない

メールが見つからない、端末の電池が切れた、紙で来た。対応: 名前で名簿を確認して本人であることを確かめ、受付スタッフの端末からQRメールを再送するか、管理画面でその人の状態を確認して通します。「QRがないと入れません」とは言わない。招待制では、来た人は主催者が招いた人です。

2. 同じQRが2回スキャンされた

QR画像の転送、同伴者が同じ画面を見せた。対応: システムが「入場済み」と止めるので、その時刻を見て本人に確認します。本人が2回通ろうとした場合は通し、別人の場合は招待の有無を名簿で確認します。

3. 名簿にない人が来た

招待した人の同行者、取引先の代理出席。対応: 主催者に確認し、受け入れるなら名簿にその場で追加します。追加できる仕組みがないと、受付が「主催者を探す」ために止まります。

4. 誤って別人をチェックインした

同姓同名、受付スタッフの操作ミス。対応: 取消して正しい人を入場済にします。取消ができない運用では、来場データが汚れたまま残ります。

5. 回線が落ちた

会場の地下、Wi-Fi の輻輳。対応: モバイル回線に切り替える。それも駄目なら印刷しておいた紙の名簿に戻り、復旧後にまとめて入力します。30分前の「紙を1部印刷」はこのためです。

6. 開場前に列ができた

告知より早く来るゲスト。対応: 開場時刻より前に受付だけ開始します。QR受付なら、開場前の処理が当日の記録に残るので、「早く来た人」が後で分かります。

当日のチェックリスト

1. 未回答者へのリマインドは1週間前に送ったか
2. 出席者への前日リマインド（会場・時間・QR）は送ったか
3. 名簿は前日に固定し、追加分は全員に共有したか
4. 端末はレーン数＋1台、充電80%以上か
5. スキャン担当とアテンド担当は分けたか
6. テストスキャンを全員が済ませたか
7. 紙の名簿を1部印刷したか
8. 「QRをご用意ください」の掲示は列の手前にあるか
9. VIP・プレスの到着を誰が主催者へ伝えるか決めたか
10. 閉場後に来場データを書き出す担当は決まっているか

S/PASSでの扱い

S/PASS では、この手順のうち主催者側の作業を管理画面で行います。未回答者へのリマインドと出席者への前日リマインドは別の画面に分かれていて、対象者が自動で絞られます。当日はスタッフのスマートフォンのカメラでスキャンし、同じQRの二重利用は「入場済みです」と入場時刻つきで止まります。入場済の一覧は管理画面に即時反映され、誤チェックインは一覧から取消できます。QRを出せないゲストには、管理画面からQRメールを再送できます。閉場後は出欠と来場時刻を CSV で書き出せます。名簿への当日追加も管理画面から行えます。

関連: 用語集 ／ 受付方法の比較 ／ S/PASS の料金

この記事は 2026-10-13 に公開しました。手順はスタッツ株式会社の自社イベント運営の実務からの一般化で、会の規模や性質によって調整が必要です。